Verfahrensdokumentation
Archivierung elektronischer Rechnungen im System „InvoiceBridge" (SaaS) · Version 1.0 · Stand: Oktober 2026
Diese Dokumentation beschreibt das technisch-organisatorische Verfahren, mit dem InvoiceBridge E-Rechnungen (XRechnung UBL/CII, ZUGFeRD-PDF) GoBD-konform erzeugt, speichert, aufbewahrt und wieder lesbar macht. Sie dient als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung und dem Prüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung (§ 147 AO i. V. m. GoBD).
1. Verfahrensüberblick
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Erzeugung | Der Nutzer erzeugt eine XRechnung (UBL oder CII) und optional ein ZUGFeRD-PDF. Jedes Dokument erhält eine eindeutige Rechnungsnummer. |
| 2. Hash-Bildung | Von jedem Dokument wird unmittelbar ein SHA-256-Hash gebildet. |
| 3. Audit-Kette | Jede Aktion (Erzeugung, Abruf, Änderung, Export) wird als Audit-Eintrag gespeichert. Jeder Eintrag enthält den Hash seines Vorgängers (Hash-Kette). |
| 4. Speicherung | Originale und Kette werden in einer verschlüsselten Datenbank auf Servern in Deutschland gespeichert (IONOS, Frankfurt). |
| 5. Integritätsprüfung | Täglich automatisiert sowie manuell über das Panel („Archiv-Integrität prüfen") wird die Hash-Kette neu berechnet und verifiziert. |
| 6. Lesbarkeit | Dokumente liegen in offenen, maschinenlesbaren Formaten vor (XML nach EN 16931 bzw. PDF/A-kompatibel) und sind über die gesamte Frist abrufbar. |
2. Unveränderbarkeit (GoBD Rz. 54 ff.)
Die Unveränderbarkeit wird durch eine kryptografische SHA-256-Hash-Kette gewährleistet. Eine Änderung an einem beliebigen Audit-Eintrag oder Dokument bricht die Kette nachweisbar. Der Datenbankzugriff ist ausschließlich über die Anwendung möglich; direkte Schreibzugriffe werden protokolliert und sind nur autorisierten Administratoren vorbehalten.
3. Nachvollziehbarkeit / Protokollierung
- Jeder Erzeugungs-, Lese- und Verwaltungsvorgang wird mit Zeitstempel (UTC), Akteur, Aktion und Dokumentbezug protokolliert.
- Die Protokolleinträge selbst sind Bestandteil der Hash-Kette und damit unveränderbar.
- Auswertbar über das Panel sowie maschinenlesbar im Betriebsprüfungs-Export.
4. Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO)
- Rechnungen: 8 Jahre, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres der Entstehung.
- Eine Löschung erfolgt ausschließlich nach dokumentiertem Verfahren: DSGVO-Löschung des Kontos anonymisiert personenbezogene Daten; die steuerlich relevanten Rechnungsdaten bleiben für die Restfrist erhalten.
5. Datensicherung und Wiederherstellung
- Die Datenbank wird täglich gesichert (Server-seitiges Backup des Providers).
- Ein täglicher automatischer Prüflauf („Archiv-Wächter") verifiziert die Hash-Kette; jede Abweichung löst einen sofortigen Alarm aus.
6. Zeitstempel
Standardmäßig verwendet das System die synchronisierte Server-Zeit (UTC, ISO 8601). Optional kann ein qualifizierter Zeitstempeldienst (TSA) angebunden werden; qualifizierte Zeitstempel erhöhen die gerichtliche Beweiskraft zusätzlich.
7. Berechtigungskonzept
- Nutzerzugriff ausschließlich nach Authentifizierung (Sitzungs-Cookie, HMAC-signiert).
- Rollen: Kontoinhaber (Vollzugriff), ggf. API-Schlüssel mit eingeschränkten Rechten.
- Administrativer Zugriff auf die Infrastruktur nur über SSH mit Schlüsselpaar und Whitelist.
8. Prüfbarkeit
Für die Betriebsprüfung wird ein ZIP-Paket erzeugt mit: allen Originalen (XML/PDF), einem Manifest der SHA-256-Prüfsummen und der vollständigen Audit-Kette (JSON). Der Prüfer kann die Kette mit jedem Standardwerkzeug selbst nachrechnen.